ANALISA PT COLOMBUS DI PALEMBANG

LAPORAN ANALISA

DI PT COLOMBUS

A. Sejarah Singkat PT Columbus

Berdirinya PT Columbus diprakarsai oleh adanya perkembangan dunia ekonomi dan usaha di Indonesia dewasa ini, khususnya bidang perdagangan secara tunai dan kredit sehingga PT Columbus mempunyai cita-cita, visi dan misi untuk menjadi yang terbaik dan terbesar dalam bidangnya.

Berdiri pada tanggal 7 Juli 2001, berawal dari sebuah Toko Columbus di Jalan Letkol Iskandar No 31 D, Palembang yang dilahirkan oleh Z.Harris Nasution, Basuki Lidin dan Darma Sihombing hingga kini menjadi berkembang pesan dan menjadi PT Columbus dengan beberapa cabang.

B. Tujuan PT Columbus

PT Columbus memiliki visi dan misi untuk meningkatkan perkembangan usahannya. Visi dan misi tersebut adalah sebagai berikut :

A. Visi

1. Menjadi perusahaan yang terbaik dibidangnya dan selalu menjadi nomor satu di kota dimana unit bisnis itu berada.

2. Peduli terhadap kebutuhan masyarakat.

B. Misi

1. Menjadikan karyawan Columbus yang berbudaya dan sejahtera.

2. Menyediakan barang bermutu berkualitas, bergaransi dan purnajual yang baik.

3. Menjadikan nasabah sebagai mitra usaha.

C. Struktur Organisasi PT Columbus

Gambar Struktur Organisasi PT Columbus

D. Deskripsi Jabatan

1. Kepala Cabang

a. Mengkoordinasi dengan kantor pusat dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen.

b. Melaksanakan fungsi-fungsi manajemen.

c. Melaksanakan sebagian kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan oleh kantor pusat.

2. Head Collection

a. Bertanggungjawab secara menyeluruh terhadap kegiatan collection yang telah ditetapkan di Departemen Collection.

b. Mengawasi atau mengontrol setiap personal yang ada di Departemen Collection untuk melaksanakan fungsi dan tugasnya secara baik.

c. Mengawasi piutang dagang perusahaan agar tetap tertagih tiap bulannya oleh colector.

d. Mengejar target collection setiap bulan agar sesuai dengan target yang sudah ditetapkan.

3. HRD

Merekrut sumber daya manusia dan bertanggungjawab dalam menggkoordinir sumber daya manusia tersebut.

4. Head Maketing

a. Bertanggungjawab secara menyeluruh terhadap kebijakan perusahaan di departemen marketing kepada kepala cabang.

b. Mengejar target penjualan setiap bulannya.

c. Melaksanakan fungsi-fungsi manajemen secara keseluruhan.

5. Head Accounting and Finance

a. Bertanggungjawab secara keseluruhan mengenai tugas-tugas dari masing-masing staff accounting kepada kepala cabang.

b. Melaksanakan kebijakan-kebijakan yang sudah ditetapkan di departemen accounting.

c. Membuat dan memberikan laporan keuangan setiap bulannya kepada kepala cabang dan steak holder.

6. Koor Colector

Bertugas di lapangan yang datang ke rumah konsumen satu per satu untuk menagih.

7. Koor A/R (Koordinasi Account Receiveble)

a. Mengawasi piutang dagang perusahaan agar tetap tertagih tiap bulannya sesuai jatuh tempo, sesuai dengan wilayah pertanggungjawaban masing-masing koordinasi AR

b. Membuat kwitansi setiap hari yang akan dibawa oleh colector untuk ditagih ke konsumen sesuai wilayah masing-masing.

c. Membuat rekapan kwitansi yang dibawa oleh colector pada daftar penyerahan ke intansi sesuai dengan colector masing-masing.

d. Membantu colector apabila di lapangan menemukan kendala.

8. Koor Analisi

a. Melakukan survey tentang kelayakan kredit terhadap konsumen.

b. Menuntaskan survey konsumen 1 x 24 jam terhadap order yang masuk dari marketing.

c. Bertanggungjawab terhadap Head Collection mengenai tugasnya dengan mengacu pada target penjualan perwilayah.

9. Administrasi Marketing

a. Melakukan input order yang dihasilkan oleh marketing secara harian kemudian menyerahkan kepada analisis.

b. Melakukan input order yang sudah disurvey oleh analisis setiap hari.

c. Merekap data order yang yang sudah terkirim ke konsumen berdasarkan faktur dari accounting setiap hari.

d. Merekap data penjualan barang permerk atau nama marketing.

e. Memberikan laporan data penjualan setiap hari ke kepala cabang, kantor pusat, dan head marketing.

10. Gudang

a. Melakukan koordinasi dengan purchasing mengenai kebutuhan barang.

b. Mencatat barang–barang yang kurang dan melaporkan ke bagian pembelian.

c. Memberikan info barang yang ada di gudang ke marketing untuk dijual.

d. Melakukan penerimaan barang.

e. Melakukan pengiriman barang kepada konsumen sesuai faktur yang dibuat oleh fakturisasi.

11. Purchasing

a. Mencari produk unggulan yang bisa jual dengan harga dan kualitas yang bisa bersaing.

b. Melakukan negoisasi dengan supplier masalah delivery dengan jangka waktu pembayaran.

c. Koordinasi dengan bagian gudang mengenai jumlah stok yang ada di gudang.

d. Melakukan order barang ke Supplier sesuai kebutuhan atas persetujuan head marketing.

e. Membuat jadwal pembayaran baik kas atau giro terhadap Supplier yang sudah jatuh tempo.

f. Memberikan laporan pembelian secara bulan ke kepala cabang dan kantor pusat.

12. Stock Control

a. Cek per satu minggu sekali barang yang ada di gudang dan showroom.

b. Input data stock berdasarkan surat penerimaan gudang dari gudang secara jumlah dan harga dilakukan harian.

c. Posting di program komputer untuk barang yang sudah terjual secara harian.

d. Memberikan info data stok harian ke marketing.

13. General Ledger

a. Melakukan pencatatan harian untuk semua transaksi keuangan yang terjadi di perusahaan.

b. Mencatat dan mengontrol uang yang keluar masuk di perusahaan.

c. Memegang kas kecil untuk operasional harian.

14. Kasir

Menerima setoran dari colection dan show room dari konsumen yang bayar.

15.ADM Fakturisasi

a. Membuat faktur atau surat jalan untuk barang yang akan di kirim ke konsumen.

b. Melakukan kontrol atas barang yang betul-betul terkirim atau kembali di bawa ke kantor dalam arti tidak terjual bisa karena orangnya tidak ada, uang belum siap atau alamat tidak jelas.

c. Sebelum membuat faktur harus dicek masalah kelengkapan persyaratan kredit, harga barang yang tercantum diaplikasi.

E. Fomulir/Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian yang berjalan adalah sebagai berikut :

1. PBK (Permintaan Barang Kurang) merupakan catatan yang digunakan oleh bagian gudang sebagai pemberitahuan apabila barang di gudang kurang dari 3 unit atau sudah habis.

2. SPO (Surat Purchases Order) dokumen yang dibuat oleh bagian pembelian untuk memesan barang kepada Supplier.

3. SPB (Surat Penerimaan Barang) merupakan dokumen yang akan dibeerikan ke Supplier apabila barang sudah diterima oleh bagian pembelian.

4. IP (Invoice Pembelian) dokumen yang dibuat oleh Supplier yang akan diberikan ke bagian pembelian bersama barang.

5. ST (Surat Tagihan) yaitu dokumen yang dibuat oleh Supplier yang akan diberikan kepada bagian pembelian bersama IP dan barang.

6. IPB (Invoice Pembelian Barang Baru) dokumen yang dibuat karena barang ada yang rusak kemudian ditukar dengan barang yang baru di buat oleh Supplier.

7. LP (Laporan Pembelian) yaitu dokumen yang digunakan sebagai bukti bahwa bagian pembelian telah melakukan pemesanan barang atau telah membeli barang.

F. Sistem Pengawasan Intern Tentang Sistem yang Berjalan

Kebijakan-kebijakan yang dimiliki perusahaan adalah sebagai berikut :

1. Pembelian barang dilakukan apabila posisi barang tersebut tinggal 3 unit.

2. Pembayaran terhadap utang dagang tersebut 90% memakai sistem TOP (Term Of Payment) jangka waktu pembayaran 30 hari, 45 hari, 60 hari dan 10% system kas.

3. Tukar Guling dilakukan pada saat barang yang dikirim ke perusahaan dalam keadaan rusak atau tidak sesuai dengan pesanan.

4. Pembelian tunai juga dilakukan jika pembelian dalam jumlah yang kecil.

5. Biaya Pengiriman barang dan ppn ditanggung oleh Supplier.

Pada sistem informasi akuntansi pembelian tidak lepas dari bagian-bagian yang terkait di dalamnya dengan peran dan fungsi masing-masing bagian yang saling mendukung. Adapun fungsi-fungsi yang terkait pada sistem informasi akuntansi pembelian pada PT Columbus adalah sebagai berikut :

1. Bagian Gudang bertugas mencatat barang–barang yang kurang dan melaporkan ke bagian pembelian.

2. Bagian Pembelian melakukan order barang ke Supplier sesuai kebutuhan atas persetujuan head marketing.

3. Bagian Head Marketing menyetujui surat order pembelian dan bertanggungjawab secara menyeluruh terhadap kebijakan perusahaan di departemen marketing kepada kepala cabang.

4. Bagian Kepala Cabang menandatangani surat atau dokumen yang diterima dari head marketing serta bertanggungjawab kepada steak holder di laporan keuangan pada setiap bulan.

5. Bagian Akuntansi mempunyai tugas untuk membuat laporan pertanggungjawaban keuangan.

G. Bagan Alir yang Berjalan

Keterangan :

SPO : Surat Purchaess Order

IP : Invoice Pembelian

PBK : Permintaan Barang Kurang

IPB : Invoice Pembelian Barang Baru

PBM : Pencatatan Barang Masuk

SPB : Surat Penerimaan Barang

ST : Surat Tagihan

TOP : Term Of Payment (Jangka Waktu Pembayaran)

LP : Laporan Pembelian

Uraian dari Flowchart sistem informasi akuntansi pembelian pada PT Columbus diuraikan sebagai berikut :

1. Bagian gudang mengecek stok barang jika tidak kurang dari 3 unit maka tidak pesan, jika kurang dari 3 unit maka mencatat barang kurang, dokumen barang kurang diberikan kepada bagian pembelian.

2. Bagian pembelian menerima dokumen barang kurang kemudian dicek kembali barang di gudang jika salah dokumen di kembalikan ke gudang jika benar maka bagian gudang survai Supplier, jika Supplier sesuai maka bagian pembelian membuat SPO rangkap 4 yang akan diberikan kebagian head marketing.

3. Head Marketing menerima SPO dan mengeceknya jika sesuai maka di berikan ke bagian kepala cabang jika tidak dikembalikan kebagian pembelian.

4. Kepala Cabang menerima SPO kemudian SPO di Acc dan di kembalikan kebagian pembelian.

5. Bagian Pembelian menerima SPO Acc setelah itu SPO Acc lembar pertama diberikan kepada Supplier, lembar ke 2 dan ke 3 diberikan ke gudang lembar ke 4 di simpan secara permanen.

6. SPO Acc yang diberikan ke bagian gudang kemudian diberikan diberikan ke bagian akuntansi SPO Acc lembar ke 3, sedangkan lembar pertama ke 2 disimpan di gudang dan kemudian untuk dicocokkan dengan barang yang telah diterima.

7. Setelah Supplier menerima SPO Acc kemudian Supplier menyiapkan barang dan membuat IP, ST yang akan diserahkan bagian pembelian dan akuntansi.

8. Kemudian bagian gudang menerima barang beserta IP setelah itu barang dicek jika ada yg rusak maka melakukan tukar guling, jika tidak ada yang rusak maka dibuatkan SPB rangkap 4 yang akan di berikan ke Supplier, bagian akuntansi dan lembar terakhir disimpan secara permanen.

9. Bagian Akuntansi setelah menerima SPO Acc, IP, ST, SPB kemudian dicek.

10. Bagian Gudang melakukan pembayaran sesuai dengan jadwal pembayaran dan surat tagihan kepada Supplier, kemudian Supplier membuat kwitansi atas pembayaran yang di berikan kepada bagian pembelian.

11. Bagian Supplier membuat Kwitansi dan Laporan pembelian dirangkap 2 kali yang akan diberikan ke bagian kepala cabang.

12. Kepala Cabang menerima Laporan Pembelian kemudian disimpan secara permanen.

H. Kelemahan Sistem yang Berjalan

Kelemahan pada sistem yang berjalan yaitu belum terkomputerisasi akuntansi pencatatan masih secara manual dan tidak ada retur pembelian apabila ada barang rusak yang ada hanyalah sistem tukar guling.